Skip to main content
04.03.2016 | Presse

Was will der Kunde? - In vier Schritten zum Projekterfolg

Die Auftragseingänge sollten künftig automatisch im Computersystem bearbeitet werden: Mit diesem Ziel setzte der mittelständische Großhändler ein Softwareprojekt auf. Es sollte eiligst, besser heute als morgen gestartet werden. Doch der Projektleiter schien auf der Bremse zu stehen. Er diskutierte über den Begriff „automatisch“, ein Wort, dehnbar wie Kaugummi. Ist mit „automatisch“ gemeint, dass kein Mitarbeiter mehr die Bestellabwicklung prüfen wird? Oder soll „Kollege Computer“ nur Routinetätigkeiten übernehmen, damit die Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit für die Kundenberatung haben? So genau wusste dies niemand bei dem Großhändler; weder die Vertriebsmitarbeiter noch die Buchhaltung konnte dieses Wort präzisieren. Am Ende lud der Projektmanager die Abteilungen zum Workshop ein. Einen Tag lang diskutierte er mit ihnen, was jeder unter dem Schlagwort „automatische Auftragsabwicklung“ genau verstand. „Wenn wir dies jetzt nicht sauber definieren, müssen wir später die Software für viel Geld umändern“, rechtfertigte er die anstrengende Diskussion. 

Ob Maschinenbau, Produktentwicklung oder Softwarelösungen, bei kaum einem Projekt liefert der Auftraggeber eine schlüssige, glasklare Aufstellung zu dem, was er von dem Projekt erwartet. Die sogenannten „Anforderungen“ – der Katalog mit den Auftragsdetails – bleiben vage und lückenhaft. Manche Auftraggeber setzen stillschweigend voraus, dass der Projektleiter ihren Bedarf kennt oder ihnen die Wünsche von den Augen abliest. Bei anderen Auftraggebern streiten sich Fachabteilungen über ihre Erwartungen an das Projekt. Sie verabschieden ungenau formulierte oder in sich widersprüchliche Eckpunkte. Den schwarzen Peter schieben sie damit dem Projektmanager zu. Ihn schicken sie mit unstimmigen Anforderungen aufs Glatteis.

Fachleute empfehlen Projektmanagern dringend, bei der Klärung von Anforderungen hartnäckig zu bleiben und methodisch vorzugehen. Erfahrene Projekt-Profis ringen mit dem Kunden notfalls über Wochen um ein präzises Bild des Auftrags. Wissenschaftliche Studien belegen: Die Zeit, die Projektmanager in das Anforderungsmanagement investieren, zahlt sich hinterher aus. „Sorgfältig geklärte Anforderungen reduzieren die gesamte Projektlaufzeit und senken die Kosten etwa von Projektlebenszyklen“, bestätigt Egon Hren, Senior Berater bei der Unternehmensberatung „next level consulting“.

Einige Unternehmen setzen spezialisierte Anforderungsmanager (engl. Requirements Engineer) ein, die die Anforderungen so vollständig wie möglich zusammentragen, exakt formulieren und mit ihren Auftraggebern abstimmen. „Vielfach muss aber noch der Projektmanager selbst diese Aufgaben übernehmen“, weiß Egon Hren. Er empfiehlt dafür ein bewährtes Vier-Punkte-Programm:

 

Erster Schritt – Die Anforderungen ermitteln

Die Angaben in Anforderungsdokumenten, die von Kunden geliefert werden, bieten selten ausreichend Informationen. Profi-Projektmanager nehmen die Angaben nur als Anlass für weitere Ermittlungen. Sie erfragen beispielsweise Zahlen, Leistungsdaten, Erwartungen an den Funktionsumfang, Wünsche zu Design und Abläufen oder auch zu den strategischen Zielen, die der Kunde mit dem Projekt verfolgt. Aus diesen Mosaiksteinen setzen sie ein zunächst noch grobes Gesamtbild zusammen. Viele Projektmanager bevorzugen bei diesen Ermittlungen Einzelgespräche („Interviews“). Sie arbeiten mit den Abteilungen des Kunden und weiteren Interessengruppen standardisierte Fragebögen durch. Neben diesen Interviews veranstalten sie Workshops, auf denen sie gemeinsam mit dem Kunden die Anforderungen erarbeiten. Beim Workshop sitzen alle Beteiligten am runden Tisch, sie können sich untereinander zu den Anforderungen abstimmen. „Workshops geben einen guten Einblick in die Interessenlage des Auftraggebers“, erklärt Egon Hren. Man erhalte wertvolle Hinweise über die Hintergründe von Anforderungen. Darüber hinaus werten Projekt-Profis eigene Feldbeobachtungen aus und ziehen daraus Rückschlüsse auf die Anforderungen. „Beispielsweise kann man bei einem Business-Software-Projekt Arbeitsabläufe bei seinem Kunden beobachten und daraus Aufgaben und Ziele für das Projekt ableiten“, sagt er.

 

Zweiter Schritt: Das Dokumentieren der Anforderungen

In der Ermittlungsphase hat der Projektmanager Hinweise gewonnen, jetzt muss er diese Informationen in eine strukturierte und verständliche Form bringen. Er präzisiert die Anforderungen, formuliert sie in einer neutralen  Sprache und unterlegt sie mit Daten und Zielwerten. Beispiel: Eine Computeranwendung soll „barrierefrei“ sein. Was bedeutet diese Anforderung genau für die Programmierer und Designer der Software? Welche Schriftgrößen sind erlaubt, wie komplex dürfen Bedienmenüs sein? Wenn nötig werden sprachlich formulierte Anforderungen mit grafischen Modellen ergänzt. Beim Dokumentieren der Anforderungen versuchen Profis jedes Missverständnis zu vermeiden. Zentrale Begriffe der Anforderungen werden in einem Glossar erklärt; so können sich Auftraggeber und Projektteam das gleiche Bild von einem Sachverhalt machen. „Viele Projektmanager gliedern die Angaben nach Priorität“, erklärt Egon Hren, „sie schlüsseln auf, welche Pflicht-Anforderungen ihr Projekt unbedingt erfüllen muss, welche nötigen Anforderungen es möglichst berücksichtigen sollte und welche wünschenswerten Punkte es zudem berücksichtigen kann.“

 

Dritter Schritt: Die Anforderungen prüfen und abstimmen

"Kritisches Mitdenken“, dies empfehlen Fachleute für das Anforderungsmanagement häufig. Profis prüfen den Katalog intensiv hinsichtlich der Verständlichkeit und der inneren Logik. Ergeben die Anforderungen ein stimmiges Gesamtbild? Passen sie zum Ziel des Projekts? Widersprüche bei den Anforderungen müssen konsequent ausgeräumt werden. Manchmal kommt es beim Abstimmen der Anforderungen mit den Fachabteilungen zu Konflikten. Diese Konflikte muss man analysieren und lösen. Anderenfalls sind die Anforderungsdokumente nicht konsistent, und das Projekt steht auf einer brüchigen Basis.

 

Vierter Schritt: Die Anforderungen verwalten

Manche Projekte arbeiten mit hunderten von Anforderungen. Schnell geht dabei die Übersicht verloren. Deshalb sollten Projektmanager die Anforderungen systematisch verwalten und dafür auch spezielle IT-Tools nutzen. Profis halten Punkt für Punkt fest, um welche Art von Anforderung es sich handelt, aus welchem Fachbereich sie stammen, wer im Projektteam diese Anforderung in welchen technischen Modulen umsetzt und welche Abhängigkeiten sich zu anderen Modulen und Dokumenten ergeben. „Dieses genaue Nachhalten und Dokumentieren ist später sehr hilfreich“, erklärt Egon Hren. So kann der Projektmanager bei Streitfällen dem Auftraggeber nachweisen, wie er jede Anforderung erhoben und bearbeitet hat. Die Dokumentation erleichtert außerdem spätere Änderungen. Viele Auftraggeber verändern im Laufe des Projekts die zu Anfang erhobenen Anforderungen. Dann müssen Projektmanager diese Änderungswünsche schnell einarbeiten. „Wer in solchen Fällen die Übersicht über die Anforderungen hat und weiß, wer im Team sie bearbeitet – der ist klar im Vorteil“, sagt Egon Hren.

 

Über next level consulting:

next level consulting bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement, Change Management sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Mit über einhundert Experten ist next level consulting für Unternehmen verschiedener Branchen tätig, vorwiegend aus IT und Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbau, Industrie sowie Pharma, Mobility und Logistik, Banken und Versicherungen. Darüber hinaus führt das im Jahr 2000 in Wien gegründete Unternehmen Beratungsprojekte auf dem Gesundheitssektor, in der öffentlichen Verwaltung sowie bei NGOs durch. Die Unternehmensberatung unterhält Büros in Österreich, Deutschland, Schweiz, Slowakei, Südafrika, Singapur und USA.


Rückfragen für Redaktionen: Raphaela Bel, T +49 228 289260, raphaela.bel@nextlevelconsulting.com 

Abdruck honorarfrei – Belegexemplar erbeten

Hier geht es zum Download!

Irrtümer und Änderungen vorbehalten.