Skip to main content
05.04.2019 | Články

Rýchly návod pre štart do agilného sveta

„Malými krokmi k veľkému cieľu“

Stredne veľká firma sa podriadila kompletne novému projektovému riadeniu. Podľa plánu mali pracovať projektové tímy po letnej prestávke agilne. Samo-organizované tímy spolupracovali mimoriadne úzko s klientmi, aby sa projekty posúvali krok za krokom dopredu. Všetko bolo nastavené veľmi flexibilne, aby sa dali lepšie realizovať priania zákazníka a takisto aby všetko fungovalo rýchlejšie. Avšak po šiestich mesiacoch musel generálny riaditeľ pribrzdiť a zatiahnuť „záchrannú brzdu“. „Príliš rýchlo sme vnikli do agilného sveta“, uznal. Neskôr (a dobre pripravene) začala jeho spoločnosť opäť fungovať v agilnom svete: Tentokrát s dôkladne pripraveným pilotným projektom. „Tak sme mohli získať skúsenosti a priblížiť sa k agilnému riadeniu“, vyhlásil generálny riaditeľ.

Väčšia flexibilita pri projektoch, rýchlejší vývoj produktov a riešení, naučiť sa zvládať komplikácie a zlepšiť realizovanie požiadaviek zákazníkov – aj toto očakávajú mnohé spoločnosti od agilného projektového riadenia. Avšak, unáhlené naskočenie do rozbehnutého vlaku zvyšuje pravdepodobnosť viacerých komplikácií. Odborníčka v projektovom riadení Heidi Seidl z poradenskej spoločnosti next level consulting pozoruje dve časté chyby. Po prvé, spoločnosti sa snažia uplatniť agilné princípy na kompletné riadenie ich projektov. „Agilné riadenie projektov je viac ako len metodika“, vysvetľuje Heidi Seidl, „stojí za tým kultúra a prístup, ktorý spočíva v hodnotách ako je rešpekt, otvorenosť, odvaha, oddanosť a zameranie.“ Štart do agilného sveta je preto spojený so zmenou kultúry. Po druhé, spoločnosti zmenia okamžite veľký počet svojich projektov na agilné. Takéto správanie zaťažuje organizáciu. „Je oveľa zmysluplnejšie najprv získať skúsenosti počas pilotného projektu“, hovorí odborníčka, „spoločnosť by tak mohla nájsť svoj vlastný agilný kontext a priblížiť svojim zamestnancom agilný prístup.“ Stratégia, ktorú Heidi Seidl odporúča je:

 

1. Krok: Nájdite si sponzora a tím dobrovoľníkov!
Vyberte si projekt a nájdite mu sponzora, takého, ktorý preberie iniciatívu a bude hnať projekt dopredu. Takíto sponzori poskytnú zdroje pre projekt. „Vytvárajú potrebné kompetencie v tíme“, opisuje centrálne úlohy Heidi Seidl. Dôležité: Sponzor zostaví takzvaný „cross-functional team“ – inými slovami, tím, ktorý bude pozostávať z členov, ktorí sa venujú rôznorodým špecializáciám a svoje úlohy pokrývajú z rôznych odborov. Prostredníctvom takejto profesionálnej rozmanitosti získa tím vnútornú dynamiku. Optimálnym riešením by tiež bolo, aby sa títo členovia tímov zúčastnili na agilnej ceste dobrovoľne.

 

2. Krok: Obsadenie rolí v tíme 
Čo sa týka obsahu, agilné tímy pracujú samostatne. Z hľadiska spôsobu postupu sa ale viažu na rámec metodických nástrojov a pevných pracovných krokov. Úlohy v tíme sú súčasťou takého rámca. Úloha sponzora: Vymenuje roly „Product Owner“ a „Scrum Master“. Ich zodpovednosti sú: „Product Owner“ zastupuje zákazníka ako aj externé zúčastnené strany („Stakeholder“). S nimi je v neustálom spojení. Taktiež musí stanoviť v tíme priority a zabezpečuje, aby sa plnili ciele zákazníkov a obchodných partnerov. „Scrum Master“ má na zodpovednosti iné úlohy: Sleduje metodiku a spôsob práce. Kontroluje, či jeho tím pracuje v dohodnutej oblasti a taktiež vykonáva každodenné stretnutia („daily stand-ups“). „Pre tieto roly by mali byť zamestnanci dôkladne kvalifikovaní“, vysvetľuje Heidi Seidl, „len málokto by bol schopný prevziať takéto ťažké úlohy.“

 

3. Krok: Vyplňte „Backlog“
Vyplniť „Product Backlog“ – profesionáli tým myslia dostatočne identifikovať požiadavky, aby sa mohol začať projekt. Čo očakáva zákazník od výsledku projektu? V agilnom projektovom manažmente sa zákazníci neustále pýtajú na to, aké výhody im agilné prístupy prinesú: Čo potrebuje ktorý zákazník – a prečo? Predovšetkým otázka „prečo“ je dôležitá, pretože tá robí klientove požiadavky jasnými. Odborníci používajú „User-Stories“ alebo takzvané používateľské príbehy: Zákazník definuje svoje požiadavky a pridáva benefity, ktoré od nich očakáva.  Praktický tip pre začiatok projektu: Minimálne jeden až dva týždne pred začiatkom by mal byť vyplnený „Product Backlog“, aby sa mohol projekt hladko rozbehnúť.

 

4. Krok: Začíname!
Klasické projekty sú naplánované od A po Z, následne implementované a  prezentované zákazníkovi. V agilných projektoch je postup nasledovný: Tím opakovane predkladá zákazníkovi priebežné výsledky.  Tieto krátke medzi-kroky sa nazývajú „Sprints“. Príklad: Tím vytvorí domovskú stránku pre školenia zamestnancov. Zákazník si na takejto domovskej stránke želá určité úložisko získaných poznatkov a skúseností (Lessons Learned), ako aj fungujúci chat, prostredníctvom ktorého môžu zamestnanci kontaktovať odborníkov a zároveň im klásť otázky. Product Owner si vyberie tieto dve dôležité požiadavky z „Product Backlog“. S nimi potom začína tím v takzvanom prvom „Sprint“; najprv sa vyvinie pre zákazníkov funkcia katalógu a potom chatové okno.

 

5. Krok: Feedback & retrospektíva
„Každý Sprint by sa mal skončiť s reálnymi výsledkami“, hovorí Heidi Seidl, „s produktmi, ktoré môže tím reálne ukázať svojim zákazníkom“. Zákazník potom otestuje tento priebežný produkt a okomentuje ho. Na základe tejto spätnej väzby tím zadefinuje prípadné zmeny, navrhne ďalšie kroky a začne nový „Sprint“, na konci ktorého je spätná väzba od zákazníkov. Takto projekt rastie krok za krokom k cieľu.

Spätná väzba je jedným zo základných prvkov agilného riadenia. Dôležitá je nielen spätná väzba zákazníka po „Sprinte“ ale aj takzvaná retrospektíva samotného tímu. „Odporúčam Scrum Master-om dávať pozor na to, aby si tímy nechali dostatok času na reflexiu“, vysvetľuje princíp retrospektívy Heidi Seidl. Ide o otázky, či si tím vybral svoje aktivity správne, či bolo v tíme dostatok znalostí alebo aká bola spolupráca členov tímu. „Tieto retrospektívy majú cenu zlata“, hovorí Heidi Seidl, „z úspechov a chýb profitujú nielen tímy, ale aj samotné spoločnosti na ich ceste agilným projektovým riadením.“

 

 

Otázky na redakciu:

Lenka Pevná | +43 676 840808459 | lenka.pevna@nextlevelconsulting.com
Výtlačok zdarma – pošlite nám kópiu, ak použijete náš výtlačok

 

 

next level holding GmbH.

Floridsdorfer Hauptstrasse 1, 1210 Vienna

Tel: +43/1/478 06 60-0

Fax: +43/1/478 06 60-60