Skip to main content
20.11.2019 | Články

Ako zabezpečujú profesionáli finančne svoje projekty proti nepriaznivým vplyvom?

Šesťbodová metóda proti nákladným rizikám spojeným s projektom

Mnohí projektoví manažéri nemyslia pri výpočte nákladov na svoje projekty na riziká. Predpokladajú, že projekt prebehne „hladko“. Dôsledok výpočtu na základe priaznivých podmienok: neočakávané výkyvy spôsobia trhliny v projektovom fonde. Projektoví profesionáli preto počítajú s rizikami spojenými so svojím zámerom a prijímajú preventívne opatrenia. Expert v oblasti projektového manažmentu Lukas Hendricks vysvetľuje metódu šiestich krokov, ako dostať pod kontrolu finančné riziká.

Je to príliš drahé! Náklady na výstavbu novej logistickej haly výrazne presiahli odhady, čo pre stredne veľkú firmu predstavuje finančnú samovraždu. K tomu prispeli aj náklady na protipožiarnu ochranu a rastúce ceny materiálu. Jeden dodávateľ vyhlásil konkurz, a to prinútilo stavebníka k drahým improvizovaným núdzovým riešeniam. K tomu sa pridalo ešte aj nepriaznivé počasie. Náhly mráz spôsobil škody na hrubej stavbe. Nakoniec bol rozpočet projektu o tridsať percent vyšší. „Niektoré problémy nás zastihli nepripravených,“ uviedol projektový manažér. Predovšetkým však spoločnosť odhadla náklady na základe optimistických predpokladov a tento výpočet pri priaznivých podmienkach brala za bernú mincu.

Každý projektový manažér vie, že nie vždy svieti nad projektom slnko. S každým zámerom sú spojené riziká a tieto riziká môžu dramaticky zvýšiť náklady. Projektoví profesionáli sú si už od začiatku vedomí takýchto nepredvídateľných vplyvov a pri plánovaní rozpočtu s nimi počítajú.

 „V skutočnosti by sa mali odhady na projekty stanovovať ako rozpätie,“ vysvetľuje Lukas Hendricks, diplomovaný finančný poradca a senior konzultant v spoločnosti next level consulting. Projektový manažér uvedie v rámci tohto rozpätia cenu pri realistickom plánovaní – a to pre „najlepší“ aj „najhorší prípad“. Týmto spôsobom môžu projektoví manažéri plánovať finančné prostriedky na preventívne opatrenia. Napríklad, akú sumu si musí stavebník odložiť pre prípad, že bude musieť počas tuhej zimy prerušiť výstavbu?

Nestačí však len spoľahlivý odhad a finančný vankúš na riziká. „Projektoví manažéri by sa mali aktívne venovať rizikám, ktoré môžu viesť k ďalším nákladom,“ vysvetľuje Lukas Hendricks. „Pri projektovom manažmente dokážete dobrými stratégiami šikovne predchádzať rizikám,“ hovorí Hendricks. Prečítajte si podľa akých šiestich krokov dokážu projektoví manažéri zabezpečiť, aby sa im projekt nevymkol z finančného hľadiska z rúk:

 

Prvý krok: základný odhad

Ak chcete odhadnúť náklady a určiť rozpočet, potrebujete základ. Profesionáli rozdelia svoj projekt do jednotlivých pracovných krokov („pracovné balíčky“) a vypočítajú náklady na jeden krok. Môžu pritom byť nápomocné predchádzajúce projekty. Aké náklady sa v tom čase odhadovali a čo sa napokon vyúčtovalo? „Skúsenosti z iných projektov môžu tiež poskytnúť informácie o existujúcich rizikách,“ vysvetľuje Lukas Hendricks.

Druhý krok: analýza rizík

Pri projektoch sa môže veľa pokaziť. Niektoré riziká sú veľmi pravdepodobné, napríklad zlé počasie pri stavebných projektoch. Ostatné riziká sú pomerne nepravdepodobné – môžu však vážne brzdiť projekt a zvyšovať náklady. Projektoví profesionáli preto najprv zostavia zoznam všetkých možných rizík. Tento katalóg rizík potom klasifikujú na jednej strane podľa pravdepodobnosti výskytu, na druhej strane podľa dopadu na projekt (napríklad na rozpočet alebo harmonogram). Pri tejto analýze projektový manažér získa predstavu o konkrétnych nebezpečenstvách.

Tretí krok: analýza príležitostí

S každým projektom sa okrem rizík spájajú aj príležitosti. Napríklad pri výstavbe logistickej haly sa môže hrubá stavba dokončiť skôr, ako sa plánovalo, alebo sa môžu environmentálne predpisy zaviesť ľahšie, než sa očakávalo. Takéto možnosti pomáhajú šetriť rozpočet. „Je dôležité včas rozpoznať príležitosti a sledovať ich rovnako ako riziká,“ hovorí Lukas Hendricks. Príležitosti teda možno zahrnúť do odhadu – a neskôr dôsledne pracovať na ich realizácii.

Štvrtý krok: manažment rizík

Projektoví profesionáli prijímajú len málo rizík ako „osud“. Tvrdohlavo sa snažia zmierňovať riziká. Majú na to tri stratégie. Znižujú riziká prostredníctvom vhodných opatrení. Projektoví manažéri napríklad vybavia logistickú halu osvedčenými technológiami a nespoliehajú sa na nové nevyspytateľné vynálezy. Druhá stratégia: projektoví manažéri sa dokážu vyhnúť rizikám. Ak staviate v lete, nemusíte sa báť mrazu. Treťou stratégiou je prenos rizík – napríklad riziko zlyhania dodávateľa na generálneho dodávateľa alebo poisťovňu. „Rozhodujúce je, aby sa tieto stratégie v konkrétnom prípade finančne vyplatili,“ vysvetľuje Lukas Hendricks. Ak je riešenie príliš drahé, môže byť lepšie počítať s rizikom. Nezabudnite: zmierňovanie rizík má vplyv na analýzu rizík (2. krok). Niektoré riziká sa eliminujú, iné sa stanú menej pravdepodobné, ďalšie už nemajú taký veľký vplyv na projekt. Projektoví manažéri preto ešte raz prepracujú svoj zoznam rizík po naplánovaní opatrení – s cieľom prepočítať pravdepodobnosť výskytu a vplyv na projekt.  

Piaty krok: „kontrola“ rizík pomocou rozpočtu

Manažmentom rizík sa z projektu riziká neodstránia. Vďaka nemu je však zámer predvídateľný. Projektový manažér môže vypočítať preventívne opatrenia. Pre každé riziko naplánuje rezervnú sumu, tzv. tlmič. Vzorec je jednoduchý: pravdepodobnosť výskytu sa vynásobí finančným dosahom. Príklad: V prípade plánovanej hrubej stavby je riziko mrazu v určitom období 20 percent. Finančný dopad sa uvádza vo výške 800 000 eur. Projektový manažér teda naplánuje rezervu vo výške 160 000 eur. Projektový manažér týmto spôsobom vypočíta každú rizikovú položku; súčtom jednotlivých tlmičov získa celkové tlmenie rizík. „Celkové tlmenie môže byť dosť vysoké, ale udáva realistickú hodnotu,“ vysvetľuje Lukas Hendricks. Projektový manažér môže predovšetkým vypracovať pre svojho objednávateľa hodnoverné odhady na základe svojho zoznamu rizík. „Zoznam rizík spolu s výpočtami slúži aj ako pomôcka pri argumentácii,“ hovorí Hendricks.

Šiesty krok: „nespúšťať zrak z cieľa“

V priebehu projektu sa riziká menia. Niektoré riziká sa nevyskytnú („január je mierny bez mrazu!“). Iné riziká môže naďalej zmierňovať projektový manažér. „Projektoví manažéri by si mali byť neustále vedomí rizík, aktívne sa nimi zaoberať a znižovať tak celkové náklady na projekt,“ hovorí Lukas Hendricks. Odporúča vymenovať v projektovom tíme osobu zodpovednú za dôležité riziká. Tento „patrón rizík“ dohliada na „svoje“ riziko a prijíma preventívne opatrenia tak, aby sa nevyskytlo (ak je to možné). To isté platí pre príležitosti. Patrón je zodpovedný za to, aby sa príležitosť v rámci projektu užitočne využila. Platí však, že manažment rizík a príležitostí je v konečnom dôsledku záležitosťou šéfa. Projektoví profesionáli prechádzajú každý týždeň zoznam rizík a aktívne tak bránia nebezpečenstvu, že sa ich zámer po finančnej stránke potopí.

 

Naučte sa ako dostať pod kontrolu finančné riziká Vášho projektu pomocou nášho školenia: Riadenie a ukončenie projektov.

 

Otázky na redakciu:

Lenka Pevná | +43 676 840808459 | lenka.pevna@nextlevelconsulting.com
Výtlačok zdarma – pošlite nám kópiu, ak použijete náš výtlačok

next level holding GmbH.

Floridsdorfer Hauptstrasse 1, 1210 Vienna

Tel: +43/1/478 06 60-0

Fax: +43/1/478 06 60-60