Skip to main content
25.07.2019 | Články

Keď sa mlčanie stane prekážkou v tímovej práci

Otvorenosť a snaha o dohodu – takto predchádzajú projektoví manažéri konfliktom

V tíme pracujúcom na softvérovom projekte v južnom Nemecku vládlo už tri týždne napätie. Namiesto toho, aby programátori v kuchynke pri káve živo diskutovali o nápadoch a riešeniach, radšej sa jeden druhému vyhýbali. Na projektových stretnutiach sa bezvýsledne diskutovalo stále o základných otázkach. Prchké povahy sa v súvislosti so zmenami aj nahlas pohádali, iní členovia tímu zasa neinformovali o výsledkoch dôležitých testov. Práca na softvérovom riešení sa výrazne spomalila. Projektový manažér sa ani nenazdal a zrazu v jeho kancelárii stál klient s otázkou, či sa softvérový projekt vymyká z rúk.

Pri mnohých projektoch vládne priam výbušná atmosféra. V rámci spolupráce sa totiž stretávajú odborníci z rôznych odborov a neraz dochádza k prudkej výmene názorov. Ak odborníci pochádzajú z rôznych podnikateľských sfér, prinášajú so sebou rôzne spôsoby práce, a ak si nesadnú po ľudskej stránke, môže to viesť ku zbytočným konfliktom. V praxi sa ukázalo, že tým trpí celý projekt. Experti varujú, že konflikty takmer vždy vedú k oneskoreniam a prekročeniu rozpočtu. V najhoršom prípade sa tím rozpadne a projekt sa vráti o niekoľko týždňov späť. Aby ste sa vedeli vyhnúť zásadným chybám, pripravili sme si pre Vás pár kľúčových bodov, vďaka ktorým budete môcť predísť zbytočným konfliktom a nejasnostiam vo Vašom tíme. Prečítajte si v tomto krátkom článku, čo všetko je potrebné na to, aby ste sa vedeli vyhnúť konfliktom, alebo z nich vedeli profitovať.

 

1. Jasne komunikovať očakávania a dohodnúť si pravidlá hry:

„Projektoví manažéri majú veľkú šancu takýmto konfliktom predchádzať,“ vysvetľuje Christiane Baer, konzultantka v spoločnosti next level consulting. Profesionáli sa preto už od začiatku vyhýbajú tomu, aby v tíme prilievali olej do ohňa. Vedia totiž jedno: v drvivej väčšine konfliktov totiž nejde o vecné pripomienky, ale o vzájomné správanie. Projektové tímy fungujú ako dočasné organizácie. Sú zostavené v krátkom čase a musia rýchlo dosiahnuť špičkový výkon. Pod tlakom projektu sa v tíme musí prediskutovať veľa aspektov, ktoré sa v bežnom pracovnom režime riešia priebežne. „Tím by si mal stanoviť úlohu, že sa najprv dohodne na role a zodpovednosti každého člena,“ hovorí Christiane Baer. „Nemala by chýbať ani diskusia o rôznych očakávaniach, ktoré majú jednotliví členovia.“
Profesionáli si preto na začiatku projektu vždy položia otázky: Čo očakáva tím od projektového vedúceho? Ako a s akými očakávaniami vidí projektový vedúci svoj tím? Vďaka takýmto diskusiám možno predísť nedorozumeniam a sklamaniam, pre ktoré vznikajú mnohé konflikty.

 

2. Vytvoriť jasnú predstavu o cieľoch a čiastkových fázach:

Druhý tip od profesionálov: ľudia, ktorí pracujú na projekte mimo svojho obvyklého prostredia, sa potrebujú zorientovať. Chcú si ujasniť ciele a čiastkové fázy spoločného projektu. Túto jasnú predstavu vytvárajú skúsení projektoví vedúci. Navyše nehovoria len vecne, ale aj o ľudskej stránke. Diskutujú so svojím tímom o tom, ako si konkrétne predstavujú spoluprácu a čo členovia tímu potrebujú pre svoju prácu jeden od druhého. Ako tím rieši prípadné krízy a zlyhania? A ako sa správa pri konfliktoch? „V ideálnom prípade by mal byť do plánovania projektu zapojený celý tím,“ odporúča Christiane Baer. „Vhodný rámec na to poskytujú špeciálne plánovacie workshopy.“
Ako sa do hory volá, tak sa z hory ozýva. Skúsení projektoví manažéri to vedia a dbajú na konštruktívnu komunikáciu s tímom. Pozorne počúvajú svojich spolupracovníkov a na kontroverzné body sa snažia nazerať z perspektívy druhých. Okrem toho vedome ovládajú svoju rétoriku, snažia sa menej hodnotiť a namiesto toho vyjadrovať viac uznania. „Citlivá komunikácia projektového manažéra má často vplyv na celý tím,“ vysvetľuje Christiane Baer. Uvedomuje si však aj to, že takt si vyžaduje veľa sebareflexie a neustálu všímavosť.

 

3. Tímové podujatia sú užitočné aj pre projektových manažérov:

Základ opatrení na predchádzanie konfliktom sa položí už v úvodnej fáze. Ani potom však prevenciu neradno zanedbať. Harmonicky spolupracujúce tímy sa zvyčajne spoznali aj osobne, napríklad na teambuildingu. Takéto tímové dni – napríklad túra alebo popoludňajšie grilovanie – sa v projektovom manažmente považujú za neoceniteľný prínos pri budovaní tímu. Výhoda pre projektových manažérov: takéto podujatia poskytujú možnosť získať spätnú väzbu a spoznať atmosféru v tíme aj mimo prostredia bežných porád. Okrem toho si môžu projektoví manažéri overiť, či sú ich kolegovia z hľadiska postojov stále na tej istej lodi.

 

Ani pri všetkých preventívnych opatreniach však žiadny projekt nie je úplne obrnený voči konfliktom. Odborníci poznajú typické varovné signály: nedostatočná komunikácia medzi kolegami v tíme, stále sa opakujúce diskusie, neustále oneskorenia s termínmi či neobvykle rýchlo dosiahnutá zhoda. Pri takýchto príznakoch by mali byť projektoví manažéri ostražití. „Predovšetkým zvážte úroveň zapojenia zamestnancov,“ odporúča projektovým manažérom Christiane Baer. Príčiny konfliktov medzi kolegami v tíme totiž zriedka spočívajú v rozdielnych názoroch na technické otázky. Väčšinou ide o osobné nezhody. Dobrá správa: ak sa konflikt rieši, trhlina v tíme sa dá zvyčajne opäť zaceliť – čím skôr, tým lepšie.


Ak si neželáte, aby Váš projekt zlyhal v dôsledku nevysporiadaných konfliktov, odporúčame Vám školenie: Riadenie konfliktov v projekte.

 

Otázky na redakciu:

Lenka Pevná | +43 676 840808459 | lenka.pevna@nextlevelconsulting.com
Výtlačok zdarma – pošlite nám kópiu, ak použijete náš výtlačok

next level holding GmbH.

Floridsdorfer Hauptstrasse 1, 1210 Vienna

Tel: +43/1/478 06 60-0

Fax: +43/1/478 06 60-60