Skip to main content
25.09.2019 | Články

Ako projektoví profesionáli stanovujú presný smer cesty pomocou zásady „SMART“

Vymedzenie cieľov projektu v šiestich krokoch

Traja konatelia boli zajedno: dve doteraz samostatné oddelenia vývoja v ich podnikovej skupine by sa mali zlúčiť. Projekt zoskupenia inžinierov pod novou strechou by mal dať spoločnosti krídla. Pomohlo by to rýchlejšie uvádzať na trh nové výrobky a zároveň šetriť náklady. Projektová vedúca však so spustením reorganizácie váhala. Sťažovala sa, že vie príliš málo o cieľoch projektu. „Vedenie ma práve poverilo, aby som spojila oddelenia,“ povedala kolegyni. „Je to ako povedať našim inžinierom, aby zostavili prístroj – a nepovedať k tomuto zámeru nič viac.“

Nedostatočne formulovanými cieľmi a chýbajúcimi požiadavkami na výkon trpí veľa projektov. A čo viac, v dôsledku tohto problému môžu projekty úplne zlyhať. Medzi objednávateľmi a projektovými manažérmi vládne ticho. Projektový manažér čaká na podrobnejšie informácie. Objednávateľ čaká, kým projektový manažér konečne začne s prácou. Nakoniec je projekt v časovej tiesni alebo sa vyvíja zlým smerom. Sotva sa dá vyhnúť nákladným zmenám a ďalším oneskoreniam termínov.

„Mnohí objednávatelia opíšu len samotnú činnosť, ktorá sa má v rámci projektu vykonať,“ opisuje projektový expert Heiko Brackmann hlavnú chybu pri vymedzení cieľa, „namiesto toho musia mať objednávatelia a projektoví manažéri spoločný obraz o tom, čo presne by malo byť na konci projektu alebo ako by sa na základe projektu mal zmeniť súčasný stav.“ Heiko Brackmann, konateľ v poradenskej spoločnosti next level consulting, nabáda, aby ste sa pri vymedzení cieľa vyhýbali kľúčovým slovám. Pod pojmom „reorganizácia“ totiž rozumie každý niečo iné. Objednávateľ musí preto presne vysvetliť, čo sa projektom dosiahne a ako by mal zmeniť spoločnosť. Brackmann projektovým manažérom odporúča, aby neustále objasňovali zadanie svojho projektu a formulovali ciele ostré ako britva. Profesionáli postupujú podľa šiestich krokov.

 

Prvý krok: zostaviť „prvotný návrh“

Profesionáli najprv napíšu, čo zistili pri poverovaní vedením projektu. Čo objednávateľ očakáva od projektového manažéra? Čo doteraz projektový manažér zistil o projekte? Projektoví manažéri chápu ciele ako „požadovaný stav“ po ukončení projektu. Projektom sa niečo mení alebo umožňuje pre konkrétne skupiny. Pri vymedzení cieľa sa projektoví manažéri snažia presne určiť túto zamýšľanú zmenu. Projektoví manažéri sa pri tom zameriavajú na tri aspekty – vecné otázky, termíny a sociálne otázky. Príklady vecných otázok: Ktoré technické ciele by sa mali dosiahnuť pri danom rozpočte? Ako súvisí projekt s inými projektmi, inými úlohami a podnikovou stratégiou? Pokiaľ ide o termíny: Akým rámcovým termínom projekt podlieha (napr. trvanie a čiastkové termíny)? Ktoré úlohy predchádzajú projektu ako „prípravné práce“, ktoré nasledujú po projekte vo „fáze po ukončení projektu“? A napokon sociálne aspekty: Ktoré osoby patria do okruhu objednávateľa a do priameho prostredia projektu (napr. dodávatelia alebo interné záujmové skupiny)? Kto bude súčasťou projektového tímu a ako bude tím organizovaný?

Druhý krok: doladiť prvotný návrh

Projektový manažér doladí tento prvotný návrh bod po bode so svojím objednávateľom. Projektový manažér predstaví svoj „obraz“ o projekte a vysvetlí objednávateľovi, ako ho chápe. To nevyhnutne vedie k diskusiám, do ktorých by sa mal projektový manažér smelo zapojiť. „Na konci tejto intenzívnej konverzácie je predbežné zadanie projektu,“ vysvetľuje Heiko Brackmann. Dôležité je, že toto predbežné zadanie projektu sa stále spája s mnohými neistotami. Projektový manažér si musí zachovať flexibilitu – a nemal by príliš skoro začínať s plánovaním projektu.

Tretí krok: zapojiť zainteresované strany

Žiadny projekt nie je izolovaný. Projektoví manažéri sa s najdôležitejšími záujmovými skupinami (tzv. zainteresovanými stranami) spoja už v počiatočnom štádiu. Predstavia im predbežný „obraz“ projektu. Užitočné sú „semináre kickoff“, kde môžu záujmové skupiny predniesť svoje želania, očakávania a námietky. Na týchto seminároch musí projektový manažér vyriešiť aj protichodné ciele – alebo aspoň opísať, ako bude riešiť konflikty, keď nie je možné splniť všetky očakávania. „Na týchto seminároch často prebieha vášnivá diskusia,“ vysvetľuje Heiko Brackmann. Manažér projektu by sa nemal dať zastrašiť prudkými reakciami. Musí „pretlačiť“ svoju agendu. Nápomocní sú moderátori, ktorí vedú tieto semináre z neutrálnej pozície a obránia projektového manažéra pred paľbou pripomienok.

Štvrtý krok: prehĺbiť zadanie projektu

Pri diskusii so zainteresovanými stranami získava obraz projektu formu. Na tomto základe projektový manažér špecifikuje svoje ciele. Takisto by mal opísať, čo by sa projektom dosiahnuť nemalo, a vyhraniť „neciele“ projektu. Tým zabráni objednávateľovi alebo zainteresovaným stranám, aby neskôr do projektu prepašovali „zadnými dvierkami“ dodatočné očakávania. Niektorí projektoví manažéri nechávajú v tomto kroku niektoré ciele ešte nepresné a začínajú s podrobným plánovaním projektu. Pri tomto plánovaní sa objavujú nové poznatky. Tie pomáhajú vybrúsiť ciele.

Piaty krok: preskúmať ciele

Profesionáli preskúmavajú svoje ciele v súlade so zásadou „SMART“. Ciele musia byť konkrétne, ale aj jednotné. Musia byť merateľné, akceptované všetkými účastníkmi, realistické a musia mať pevné termíny. Ak ciele prejdú kontrolou SMART, sú formulované úplne presne. Platí však, že niektorí projektoví manažéri toto pravidlo občas porušujú – zo strategických dôvodov. „Niektoré ciele nechajú zámerne nejasné alebo ťažko merateľné, aby získali priestor na manévrovanie,“ vysvetľuje Heiko Brackmann.

Šiesty krok: stanoviť ciele

V poslednom kroku projektový manažér písomne stanoví ciele pre svojho objednávateľa. Profesionáli na to nepotrebujú viac než jednu alebo dve stránky, aby tieto dokumenty zostali prehľadné. Projektoví manažéri okrem toho od cieľov odvodzujú požadované úlohy. Akým spôsobom dosiahne projekt svoje ciele? Pri veľkých projektoch vznikajú rozsiahle „projektové príručky“, ktoré presne opisujú smer cesty. „Takéto predbežné štúdie sa ukázali ako obzvlášť účinné pri zložitých projektoch.“ vysvetľuje Heiko Brackmann. „Niekedy sa toto plánovanie dokonca organizuje ako samostatný predbežný projekt.“

 

Naučte sa ako zabezpečiť správne plánovanie a začiatok projektu pomocou nášho školenia: Plánovanie a začiatok projektov. 

 

Otázky na redakciu:

Lenka Pevná | +43 676 840808459 | lenka.pevna@nextlevelconsulting.com
Výtlačok zdarma – pošlite nám kópiu, ak použijete náš výtlačok

next level holding GmbH.

Floridsdorfer Hauptstrasse 1, 1210 Vienna

Tel: +43/1/478 06 60-0

Fax: +43/1/478 06 60-60