Keine Projektrisiken übersehen

Fünf Schritte zum Umgang mit Projektrisiken

Während der Testphase kämpfte das IT-Projektteam mit großen Problemen. Einige der Komponenten der Unternehmenssoftware, die das Team entwickelt hatte, fielen während des Tests aus. Außerdem wurden zwei wichtige Programmierer von abends bis morgens für ein anderes Projekt abberufen. Außerdem wechselte der Ansprechpartner den Anbieter und sein Nachfolger musste mühsam eingearbeitet werden. "Wir konnten nicht ahnen, dass ein solches Chaos entstehen würde", entschuldigte sich der Projektleiter für die daraus resultierenden Terminverzögerungen. Aber Projektmanagement-Expert:innen lassen solche Ausreden nicht gelten. Viele der Schwierigkeiten, die zu einer dreimonatigen Verzögerung des gesamten Projekts führten, waren bereits zu Beginn des Projekts absehbar. Das Team hätte sich rechtzeitig gegen Katastrophen wappnen können.

Dies sind die fünf Schritte, die Expert:innen zum Management von Projektrisiken verwenden:

Erste Regel: Planen Sie die Projektaufgabe "Risikomanagement" sorgfältig.

Welche Personen sind an der Ermittlung von Risiken und der Ergreifung von Präventivmaßnahmen beteiligt? Welche Methoden und Arbeitsabläufe wollen Sie zur Lösung der Aufgabe einsetzen? Wie ist die Kommunikationsstruktur innerhalb des Risikomanagements?

Zweite Regel: Erkennen Sie die Risiken und erstellen Sie eine Liste der Risiken aus interdisziplinärer Sicht mit allen Beteiligten.

Ein klassisches Brainstorming wird Ihnen dabei helfen. Welche unvorhergesehenen Situationen und Gefahren könnten im Rahmen des Projekts zu Problemen führen? Welche Entscheidungen und Annahmen liegen diesen Risiken zugrunde? Welche Erfahrungen aus früheren Projekten können genutzt werden? Manche Projektleiter ernennen sogar einen Advokaten des Teufels, den "advocatus diaboli", dessen Aufgabe es ist, alles schwarz zu sehen und sich nur auf die Risiken zu konzentrieren.

Dritte Regel: Bewerten Sie die Risiken.

Nicht jedes Risiko muss den Erfolg des Projekts unmittelbar gefährden. "Das Team muss Ordnung in die Liste bringen. Jedes Risiko muss dahingehend bewertet werden, wie sehr es das Projekt gefährden kann und wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt", sagt Stephan Holzgruber. Dabei sollte das Team auch abschätzen, wie sich das plötzliche Auftreten eines Risikos auf Kosten, Fristen und Qualität auswirken wird. Erst wenn die Liste der Risiken nach Prioritäten geordnet ist, kann das Team mit ihr weiterarbeiten.

Vierte Regel: Sich gegen Risiken absichern und geeignete Maßnahmen ergreifen.

Expert:innen verfolgen eine zweigleisige Strategie. Viele Risiken können durch geeignete Maßnahmen "entschärft" werden. Andere Risiken werden während der gesamten Projektdauer bestehen bleiben. Sie können sich auf solche Risiken vorbereiten, indem Sie für den Fall, dass die Gefahr tatsächlich eintritt, Notfallpläne erstellen.

Fünfte Regel: Behalten Sie den Überblick über die Risiken und die entsprechenden Maßnahmen und befolgen Sie diese.

Expert:innen sorgen stets dafür, dass die getroffenen Maßnahmen zuverlässig durchgesetzt werden. Darüber hinaus bewerten sie regelmäßig den Stand der Risiken und passen die Maßnahmen entsprechend an. "Wenn das Team Risiken als normale Begleiterscheinungen von Projekten akzeptiert, ermöglicht ein professionell durchgeführtes Risikomanagement die Konzentration auf das Projektziel", verrät Experte Stephan Holzgruber.